Sådan håndterer du som leverandør et inkassoforløb

Det er for de fleste virksomheder en uundgåelig situation på et eller andet tidspunkt. Du logger ind dagen efter betalingsfrist på din seneste faktura til en af dine kunder, og betalingen er ikke tikket ind.

Dagene går, og du må forgæves hver dag kigge efter indbetalingen. Efter en uges tid sender du en høflig reminder til kunden på e-mail, men du får intet svar retur. Der er dødstille.

Det er nu blevet tid til, at du sender den første officielle rykker. Du skriver meget bestemt, at fristen altså er gået over tid, og det var de betalingsbetingelser, som de i sin tid accepterede. Du afventer effekten af dine seriøse rykker, men der er fortsat ingen respons.

Usikkerhed bliver til vrede

Nu begynder din usikkerhed at blive til vrede, da kunden fortsat ignorerer dine henvendelser. Du ringer nu derfor til kunden for at få den her episode ud af verden.

Kunden tager telefonen og er lidt forfjamsket, da du fortælle dit ærinde. Kunden fortæller hurtigt, at de har haft super travlt, og de derfor slet ikke har haft lejlighed til at se dine mails. Kunden beklager situationen mange gange og lover højt og helligt, at de vil indbetale med det samme. Du ånder lettet op og samtalen sluttes muntert af, og kunden bringer en mulig fremtidig ordre i spil.

Den næste dag sætter du dig forventningsfuldt med din kaffekop i hånden og logger ind på din virksomheds netbank, men skuffelsen er total. Der er fortsat ingen indbetaling. Heller ikke dagen efter, eller dagen efter den. Efter et par dage ringer du igen, men nu går telefonen med det samme på voicemail.

Du har nu oplevet et klassisk forløb på et kunde-leverandørforhold, der typisk ender med en inkassosag. Det er en ubehagelig proces, men du kan gøre en række ting for at sikre, at du har overholdt de formalia, som hænger sammen med et inkassoforløb.

Det er derfor vigtigt, at du ikke lader følelserne få frit spil men betragter det som en træls men nødvendig proces.

3 konkrete regler til dit rykkerforløb

 

  • Du må maks. udstede et rykkergebyr på 100 kr. per rykker
  • Du skal lade 10 dage går imellem hver rykker
  • Du skal maksimalt udsende 3 rykkere før et inkassovarsel

Hvornår er næste trin til inkasso?

Hvis du har sendt 3 rykkere, så er det nu tid til at lave et inkassovarsel.

Dog skal du være klar over, at det først er muligt at køre en inkassosag, hvis din kunde ikke har gjort indsigelse til fakturaens natur. Hvis kunden fx har anfægtet levering, fejlagtig pris eller aftalt kvalitet, så kan du ikke køre sagen som inkasso. Den skal i stedet køres ved den danske domstol.

Kan du køre en inkassosag selv eller bør du hyre assistance?

Det er muligt at køre en inkassosag selv, men processen er fyldt med formalia, og den er ikke mindst mentalt krævende. Derfor benytter virksomheder sig oftest af virksomheder, som tilbyder inkassoløsninger så som fx virksomheden Arvato.

Inkassovirksomheder som Arvato klarer typisk inkassoprocessen fra start til slut. De bliver kompenseret via indledende gebyrer fra dig, men den primære betaling kommer som et gebyr til din slutkunde i forbindelse med afslutningen på inkassoforløbet. Effektivt betyder det derfor, at din ikke-betalende slutkunde overvejende betaler for inkasso-assistancen fra en ekstern inkassovirksomhed.