Spar tid i arbejdsdagen med et mødebooking system

I mange virksomheder går store dele af arbejdsdagen med at afholde møder, og med til at afholde møder hører sig naturligvis, at disse møder også skal planlægges – denne planlægning kan tage lang tid og være ressourcekrævende. Særligt i større virksomheder, med mange møder dagligt, og ofte også mange møder på en og samme tid, kan det være lidt af en jungle at gennemskue og klare planlægningen af alle møder – hvilke lokaler er ledige? Er der plads til alle, i det ledige lokale? Er der de nødvendige faciliteter, for at mødet kan afholdes? Ja, spørgsmålene er mange, og lige så mange spørgsmål der er, lige så tidskrævende er det for en medarbejder at planlægge hvert enkelt møde. Her vil virksomheden kunne drage utrolig stor fordel af et mødebooking system. Med et sådant system, vil medarbejderen let og hurtigt kunne klare mødeplanlægningen, og hurtigt komme videre med andre arbejdsopgaver, eller med at planlægge det næste møde.

Hvad skal det gode mødebooking system kunne?

Det gode mødebooking system kan klare flere opgaver på samme tid. Det vil sige at systemet ikke blot skal kunne finde et ledigt lokale til et møde – det skal kunne klare alle aspekter af mødeplanlægningen, således at der kun skal benyttes ét enkelt program og ganske få klik, for at oprette et møde.

 

Det gode mødebooking system kan vise ledige lokaler, hvor mange deltagere de kan huse og hvilke faciliteter, der er til rådighed i lokalet, da visse møder eksempelvis kræver en projektor eller mikrofon og højttaler.

 

Yderligere skal det gode bookingsystem vise dig kalendere, for de medarbejdere der skal deltage i mødet og fortælle om de er ledige, i et givent tidsrum. Optimalt vil man kunne vælge de deltagende medarbejdere i systemet og derefter få vist de tidsrum, alle medarbejdere er ledige i. Når et ledigt tidsrum for alle deltagerne er fundet, skal systemet kunne booke den enkelte medarbejder i kalenderen, så han/hun bliver klar over at der er et møde, og således at det ikke er muligt, at dobbelt booke en medarbejder – intet menneske kan jo være to steder på en gang.

Hvis booking systemet virkelig skal være godt og effektivt, bør medarbejderen, der står for mødebookingen, også have mulighed for, via selvsamme system, at bestille diverse forplejninger til mødet. Det kan eksempelvis dreje sig om et langt møde, der strækker sig over en hel eftermiddag, og hvor deltagerne derfor bør bydes på kaffe og andre forfriskninger under mødet. Kan denne bestilling, til eksempelvis en kantine, lade sig gøre i booking systemet, sparer medarbejderen den tid, der ellers skulle have været brugt på, yderligere at kontakte kantinen, når mødet er blevet planlagt.

Med den teknologiske udvikling der er sket over de sidste mange år, ville det helt optimale mødebooking system også kunne benyttes på flere forskellige enheder, eksempelvis en tablet eller smartphone, hvor medarbejderen således har mulighed for, hurtigt at planlægge et møde, uden at have en computer til rådighed – så medarbejderen hurtigt kan komme videre med arbejdsdagen.